Valide à partir du 1er octobre 2024.

1. Champ d’application

1.1. Toutes les conventions, y compris les offres, bons de commande, devis, correspondance et factures (collectivement « l’Accord ») concernant la fourniture de services et/ou de produits (la « Mission ») entre Bv PM – Risk Crisis Change, une société de droit belge ayant son siège social à Krijgslaan 112, 9000 Gand, Belgique et inscrite au registre des personnes morales sous le numéro 0473.448.981 (ci-après « PM ») et le Client (chacune des parties étant dénommée « Partie » ou collectivement « Parties ») sont soumises aux présentes Conditions Générales.

1.2. En faisant appel aux services de PM bv, le Client reconnaît avoir pris connaissance des Conditions Générales et les accepter sans réserve. En aucun cas, les conditions générales ou particulières du Client ne s’appliquent, sauf accord exprès et écrit contraire.

1.3. PM bv se réserve le droit de modifier les Conditions Générales. Les modifications entreront en vigueur un mois après leur notification par écrit. Si le Client ne souhaite pas accepter les modifications des Conditions Générales, il doit s’y opposer par lettre recommandée dans les 10 jours suivant la réception des modifications. Après la date d’entrée en vigueur, le Client est réputé avoir accepté les modifications.

2. Objet de l’accord

L’Accord a pour but d’évaluer et d’améliorer la préparation et la résilience du Client face aux crises, ainsi que de prévenir ou de gérer des crises par le biais de services et/ou de produits fournis par PM bv, sur demande et en collaboration avec le Client.

3. Offres, devis et confirmation de commande

3.1. Toutes les offres et devis de PM bv sont sans engagement jusqu’à leur acceptation par le Client.

3.2. Toutes les offres et devis sont valables pendant 30 jours calendaires à compter de la date de l’offre.

3.3. L’Accord est conclu lorsque PM bv reçoit l’acceptation écrite de l’offre ou l’acceptation signée et datée du bon de commande ou du devis, sans modifications, par le Client.

3.4. Chaque commande ou confirmation de commande par le Client engage celui-ci. L’Accord remplace tous les accords et communications écrits ou verbaux précédents entre les Parties, sauf accord exprès et écrit contraire.

3.5. Sauf disposition contraire entre les Parties, la Mission ne sera planifiée et exécutée qu’après réception d’un acompte de 20 % du prix pour toute commande supérieure à €5.000.

4. La prestation de services

4.1. La prestation de services générale de PM bv peut notamment comprendre :

• la fourniture de conseils en gestion et communication de crise ;
• l’organisation de formations, d’exercices et d’ateliers ;
• la rédaction, l’adaptation ou l’audit de documents liés aux crises ;
• la mise en place de processus de travail, de protocoles, de réseaux et d’outils ;
• la recherche et le développement ;
• des conférences, des représentations et de la médiation.

4.2. PM bv exécute la Mission pour le Client comme spécifié dans l’offre approuvée, le bon de commande ou le devis, selon ses procédures et méthodes de travail habituelles, au moment et au lieu déterminés par PM bv.

4.3. PM bv peut ajuster la prestation de services si elle estime que le changement apportera une valeur ajoutée à la préparation ou à la résilience du Client. L’ajustement de la prestation de services ne sera effectif qu’après accord du Client.

5. Tarifs et facturation

5.1. La Mission, y compris les prestations des employés de PM, sera rémunérée selon les tarifs définis dans l’offre approuvée, le bon de commande ou le devis.

5.2. Tous les tarifs et prix sont hors taxes (notamment TVA, impôts, etc.) et/ou autres frais, directs ou indirects, liés aux services fournis (notamment hébergement, transport, restauration, location, billets d’avion, etc.). Dans la mesure du possible, PM informera le Client des frais supplémentaires potentiels. Ces frais seront facturés comme des coûts additionnels au Client.

5.3. Toutes les factures sont payables à leur date d’échéance, comme indiqué sur la facture. En cas de non-respect, la facture est payable dans les 30 jours suivant la date de facturation. Chaque paiement sera imputé sur la plus ancienne facture échue, et d’abord sur les intérêts et frais dus. Les remises accordées seront perdues en cas de non-respect de l’Accord.

5.4. Si la facture n’est pas réglée à la date d’échéance, le Client doit à PM bv de plein droit et sans mise en demeure des intérêts de retard de 10 % par an, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 10 % du montant de la facture impayée, et ce jusqu’à paiement complet. PM bv se réserve le droit de suspendre l’exécution de ses obligations jusqu’à ce que le Client ait réglé les factures échues. Tout retard de paiement par le Client rendra toutes les sommes dues immédiatement exigibles.

5.5. Toute contestation concernant une facture doit être adressée à PM bv par lettre recommandée motivée dans un délai de 7 jours calendaires à compter de la date de facturation. En l’absence de contestation dans les délais, la facture est définitivement acceptée et le paiement est dû. Contester une facture ne libère pas le Client de son obligation de paiement.

5.6. PM facture par défaut un acompte de 20 % du montant total de la commande pour toute commande supérieure à € 5.000. PM facture 100 % du bon de commande total pour les contrats PM Quick Launch ainsi que pour les formations et cours ouverts. Pour toute prestation urgente et aiguë, une facture minimale immédiate de € 1.500 est établie.

5.7. Le Client peut reporter l’exécution d’une mission planifiée sans frais jusqu’à 30 jours calendaires avant la date d’exécution prévue. En cas de report communiqué une semaine avant la date prévue, 50 % de la prestation sera facturée. Pour un report communiqué durant la dernière semaine, 100 % sera facturé. Cette modification sera considérée comme une nouvelle mission selon les modalités convenues dans l’accord et le bon de commande, où le bon de commande est le document applicable.

5.8. Tous les employés de PM font partie d’un système d’efforts optimaux pour des services d’urgence. Concrètement, PM a conclu avec certains de ses clients un contrat de démarrage rapide PM, qui prévoit une assistance immédiate lors de l’annonce d’une procédure de crise ou de sa menace. Si un employé de PM doit quitter prématurément une formation, un entraînement ou un exercice pour cette raison, il sera replanifié gratuitement ultérieurement.

6. Soutien par le Client

6.1. Le Client devra fournir à PM bv le soutien et la coopération nécessaires afin que PM bv puisse exécuter la Mission sans entrave. À cet effet, le Client devra notamment :

• fournir à PM toutes les informations et documents, y compris les Informations Confidentielles, nécessaires à l’exécution de la Mission, ainsi que signaler immédiatement tout changement concernant ces informations et/ou documents fournis ayant un impact sur la réussite de la mission ;
• donner à PM accès à et mettre en contact avec les employés et le personnel du Client, comme nécessaire à l’exécution de la Mission ;
• rester disponible pour PM et adopter une attitude proactive afin que des moments de concertation puissent être organisés.

6.2. Le Client veillera à ce que ses employés et son personnel respectent les engagements issus de cet article et qu’ils apportent à PM le soutien et la coopération nécessaires.

7. Responsabilité

7.1. Les engagements pris par PM bv sont des obligations de moyens.

7.2. La responsabilité (qu’elle soit contractuelle ou extracontractuelle) de PM bv et de ses préposés vis-à-vis du Client concernant l’exécution de la Mission sera toujours limitée aux dommages directs causés par une faute lourde, une faute intentionnelle ou une fraude.

7.3. PM met tout en œuvre pour exécuter une mission telle que décrite dans l’offre et pour atteindre les résultats envisagés dans la présente proposition. En revanche, ni le prestataire de services, ni ses membres, collaborateurs ou administrateurs ne peuvent être tenus collectivement et/ou individuellement responsables de quelconque dommage résultant de l’application, compétente ou non, par le client, des informations, conseils, évaluations, analyses, lignes directrices générales et autres contenus figurant dans tout document établi par le prestataire, quelle que soit la forme, la nature ou l’ampleur du dommage. PM n’est pas tenue à une obligation de résultat.

7.4. Les limitations de responsabilité ne s’appliquent pas en cas de faute intentionnelle ou de fraude.

8. Droits de propriété intellectuelle

8.1. Tous les droits de propriété intellectuelle relatifs aux services et/ou produits proposés, ainsi que le savoir-faire, les conseils, modèles, méthodes, rapports, présentations, plans, cadres, etc. qui en découlent, restent exclusivement la propriété de PM bv, sauf s’ils appartiennent déjà à des tiers. Le Client ne pourra, sans l’autorisation écrite préalable de PM bv, rendre publics, reproduire ou mettre à la disposition d’un tiers les produits et résultats des Missions de quelque manière que ce soit. Le Client ne doit pas supprimer ou modifier les mentions relatives aux droits d’auteur, marques, noms commerciaux ou autres droits de propriété intellectuelle.

8.2. Le client peut obtenir un droit d’utilisation ou d’exploitation limité sur le savoir-faire, conseils, modèles, méthodes, rapports, présentations, plans, cadres, etc. découlant des services et/ou produits.

8.3. Par « Droit de propriété intellectuelle », on entend : tous les droits de propriété intellectuelle et autres droits de propriété (qu’ils soient enregistrés ou non), y compris mais sans s’y limiter, les droits d’auteur, droits voisins, marques, noms commerciaux, logos, dessins, modèles, brevets, savoir-faire, ainsi que les droits sur les bases de données et les programmes informatiques.

9. Confidentialité

9.1. Par « Informations Confidentielles », on entend : toutes les informations (notamment de nature commerciale, technique, financière ou stratégique, ainsi que les données, idées, matériaux, modèles, formules, rapports, présentations, plans, programmes, dessins, secrets commerciaux et industriels) qui sont échangées tant par écrit que verbalement entre les Parties dans le cadre et en raison de l’Accord et qui sont incluses dans un accord de confidentialité distinct. Les informations obtenues de tiers sans enfreindre une obligation de confidentialité, ainsi que les informations qui sont publiquement disponibles au moment où la Partie réceptrice les reçoit ou qui deviennent publiques par la suite sans que cela soit dû à un manquement de cette Partie, ne peuvent faire partie de l’accord de confidentialité.

9.2. Les Parties traiteront les Informations Confidentielles issues de l’accord de confidentialité de manière confidentielle et ne les utiliseront qu’aux fins de l’Accord. Les Informations Confidentielles ne seront pas communiquées à des tiers sans le consentement préalable de l’autre Partie.

9.3. Une Partie ne peut divulguer les Informations Confidentielles issues de l’accord de confidentialité que : i) à ses employés, collaborateurs, représentants autorisés et conseillers professionnels liés à PM bv, dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution de leurs tâches et à condition que ces personnes soient liées par des obligations de confidentialité au moins aussi strictes ; ii) aux autorités juridiques ou administratives qui exigent la communication en vertu d’une disposition légale ou d’une décision judiciaire ; iii) si cela est nécessaire pour faire valoir l’Accord dans le cadre d’un litige juridique entre les Parties.

9.4. Les Informations Confidentielles ne s’étendent qu’à l’exécution de l’Accord et restent la propriété de la Partie divulgatrice des informations.

9.5. PM restituera ou détruira, dans la mesure où cela est pratiquement réalisable, les Informations Confidentielles ainsi que toutes les copies ou reproductions mentionnées dans l’accord de confidentialité à la résiliation de l’Accord ou sur simple demande écrite du Client.

9.6. Les obligations de confidentialité demeurent en vigueur après la résiliation de l’Accord.

10. Résiliation de l’accord

10.1. L’Accord est conclu pour une durée déterminée et entre en vigueur au moment défini à l’article 3.3 et prend fin au moment où la Mission est achevée.

10.2. Si le Client ne respecte pas ses obligations, PM bv a le droit de :

i) suspendre l’Accord jusqu’à ce que la Partie en défaut ait rempli ses obligations ; ou ii) résilier l’Accord de manière anticipée si la Partie en défaut omet de remédier à la violation dans les 10 jours suivant la réception d’une mise en demeure par lettre recommandée.

10.3. En cas de résiliation anticipée de l’Accord, le Client paiera tous les services fournis par PM, ainsi que les frais que PM doit engager en raison de cette résiliation, augmentés d’une indemnité forfaitaire de 20 % du montant que PM aurait encore pu facturer au Client si l’Accord avait été entièrement exécuté, sans préjudice du droit de demander une indemnisation supérieure si PM prouve que le préjudice réellement subi est supérieur à l’indemnité forfaitaire.

10.4 Dès l’entrée en vigueur de l’accord comme défini à l’article 3.3, le Client donne expressément la permission à PM bv d’utiliser le nom et le logo du client comme référence publique pendant une période de 3 ans après le paiement de la dernière facture à PM bv. PM a également la permission d’être mentionné comme client dans les références et les études de cas au sein des offres, conférences et formations de PM bv.

11. Indépendance

11.1. PM bv exerce sa mission en toute indépendance et détermine elle-même dans quelles conditions et sous quelles modalités elle fournira les services.

11.2. Les employés de PM bv ne font en aucun cas partie du personnel du Client. Le Client ne proposera ni avantages sociaux ni aucun autre avantage au personnel de PM bv.

12. Conflit d’intérêts

Dès que PM bv est confrontée à un conflit d’intérêts en raison d’activités extérieures à l’Accord qui ont un impact sur la Mission, elle en informera le Client.

13. Droit applicable et tribunal compétent

La validité, l’interprétation et l’exécution de l’Accord sont régies par le droit belge. Tout litige relatif à la formation, à la validité et/ou à l’exécution de cet Accord sera tranché par le tribunal compétent de Gand.

14. Séparabilité

Si une disposition de l’Accord était jugée invalide ou inapplicable pour une raison quelconque, la validité, la légalité et l’applicabilité des autres dispositions ne seraient pas affectées et conserveraient leur plein effet.

15. Renonciation

Le non-exercice immédiat d’un droit ou d’une prérogative par une Partie n’affectera ni ne limitera les droits et prérogatives de cette Partie. La renonciation à toute disposition ou condition ne sera valable que si elle est faite par écrit.

16. Notification

Toute notification ou communication d’une Partie sera faite par écrit, qu’elle soit électronique ou non, à l’autre Partie en utilisant les coordonnées figurant sur le bon de commande approuvé.

17. Privacy

PM bv respecte votre privacy. Vous pouvez consulter notre politique de confidentialité ci-dessous.