Op donderdag 5 oktober vond in Brussel het symposium ‘crisis in kleine en grote zorgorganisaties’ plaats, georganiseerd door Zorgnet-Icuro en PM Risk-Crisis-Change. Het werd een boeiende dag met vertegenwoordiging van tientallen verschillende zorginstellingen uit Vlaanderen. Een verslag door Robbert Meulemeester.

Voor wie helemaal in de sfeer wil raken, beginnen we met de aftermovie.

 

Peter Degadt (Gedelegeerd bestuurder van Zorgnet-Icuro) trapte de dag af. Hij beklemtoonde de noodzaak van goede crisisparaatheid in de sector en bedankte de 265 deelnemers voor hun aanwezigheid.

Hugo Marynissen (PM) opende meteen erna het inhoudelijke gedeelte van de dag. Met zijn presentatie over ‘Normal Chaos’ -een nieuwe manier om onze wereld te bekijken- schetste hij de wereld waarin wij elke dag werken: een complexe, chaotische wereld waarin complete orde een utopie is. Een wereld waar we continu achterhaald worden door de realiteit. Autonome teams, centrale overlegmomenten en heldere samenwerkingsprincipes zijn enkele van de elementen die orde in de chaos brengen. Hugo introduceerde ook het concept van de ‘Gouden Driehoek’ crisissituaties. Deze mythische driehoek bestaat uit noodplanning, beleid en crisiscommunicatie. Het was belangrijk dat de ‘Gouden Driehoek’ goed ingeleid werd aangezien het de rode draad doorheen de dag was en vele zorgorganisaties hun ‘Gouden Driehoek’ hadden afgevaardigd.

 

Crisis in kleine en grote zorgorganisaties


Bart Bruelemans (rampencoördinator van de Stad Antwerpen) en Frederik Brugge (coördinator preventiediensten bij Emmaüs) volgden na Hugo met de lezing: ‘welkom in de rode zone’. Zij vertelden over het operationele aspect van crisisbeheersing: het bestrijden van het probleem en het coördineren van acties in het brongebied. Terwijl Bart dieper inging op het wettelijke kader rond noodplanning en het vormen van een beeld, oordeel en besluit aan de hand van een realistisch voorbeeld, bracht Frederik een praktische kijk op noodplanning. Aanwezigen hadden na de presentatie een duidelijk beeld (pun intended!) op het IBOBBO-proces en stonden de notitieboekjes vol to-do’s omtrent noodplannen en operationele crisisoefeningen.

 

Crisis in kleine en grote zorgorganisaties

Crisis in kleine en grote zorgorganisaties

 

Voor de lunch lieten Geert Scheipers (partner bij Delaware Consulting BeLux) en Frank Weekers (hoofdarts AZ Turnhout) hun licht nog schijnen op strategisch beleid voor, tijdens en na een crisissituatie. Deelnemers vonden het interessant om te zien hoe een strategy statement eruit ziet, uit welke elementen het bestaat en op welke manier het verweven is tussen risico- en crisismanagement. De praktijkvoorbeelden uit AZ Turnhout hielpen om alles in een praktisch kader om te zetten.

 

Crisis in kleine en grote zorgorganisaties

 

Na de lunch bleef nog één hoek van de ‘Gouden Driehoek’ onbehandeld: crisiscommunicatie. Stijn Pieters (PM) en Annelies Oeyen (communicatieverantwoordelijke bij PZ Bethaniënhuis) combineerden in hun presentatie basisprincipes en simpele technieken met voorbeelden om crisiscommunicatie anno 2017 te duiden. Ze losten op het podium ook een actuele case op. Daarnaast leerden de aanwezigen fire ants kennen, konden ze de link leggen tussen crisiscommunicatie en Terminator’s ‘I’ll be back’, en begrepen ze waarom crisiscommunicatie eigenlijk converseren en connecteren onder stress is.

 

Crisis in kleine en grote zorgorganisaties

 

De brandweer kan andere korpsen oproepen wanneer er een zware brandt woedt. Ziekenhuizen kunnen ambulances van andere ziekenhuizen als versterking vragen en ook de politie heeft maar één telefoontje nodig om extra manschappen op te roepen. Zo’n vorm van samenwerking kan erg handig zijn voor zorginstellingen met beperkte middelen. Tijdens een crisis heb je bepaalde competenties nodig, maar die hoef je niet altijd in de organisatie te zoeken. Het loonde daarom de moeite lonen om eens stil te staan bij verschillende manieren waarop organisaties expertise met elkaar kunnen delen. Peter Mertens (crisiscentrum Binnenlandse Zaken), Tim Daeze (politiezone regio Rhode en Schelde) en Lieve Dhaene (Zorgnet-Icuro) brachten elk vanuit hun eigen perspectief een kijk op de situatie.

Lieve blikte tegelijk vooruit op een reeks workshops, waarin Zorgnet-Icuro en PM de inhoud van het symposium verder praktisch zullen uitdiepen. Meer info binnenkort, schrijf je in op onze nieuwsbrief om als eerste geïnformeerd te worden.

 

Crisis in kleine en grote zorgorganisaties

 

Als afsluiter modereerde presentatrice Mieke Dumont een panelgesprek met Frank Weekers, Peter Mertens, Frederik Brugge, Annelies Oeyen en Stijn Pieters. Kritische vragen van de aanwezigen zorgde voor een interessante discussie tussen de panelleden. Enkele van de vragen:

  • We hoorden vandaag steeds dat crisisplannen niet zinvol zijn, maar toch blijven we plannen schrijven. Hoe valt dit met elkaar te rijmen?
  • Heeft iemand tips en tricks om mijn directie te overtuigen om meer aandacht en interesse te hebben voor crisiscommunicatie en crisisplanning? Ik voel me soms niet serieus genomen als ik dit onderwerp op tafel leg.
  • Strategiedenken is vooruit denken. Risicomanagement is achterom kijken. Is risicodenken in die zin een hindernis voor strategie?
  • Communiceren met familieleden of kennissen blijft moeilijk. Hoe kan je op een empathische manier zeggen dat je eigenlijk niets mag/kan zeggen?

 

Crisis in kleine en grote zorgorganisaties

 

Als kers op de taart mochten Hugo en Marynissen de eerste exemplaren van hun eigen boek Crisisbeheer in zorgorganisatie: de gouden driehoek van operaties, beleid en communicatie.’ (1e druk). Leuven: Uitgeverij Acco. in ontvangst nemen.

 

Crisis in kleine en grote zorgorganisaties

 

Het allerlaatste woord was voor een kritische Spaanse collega met een uitzonderlijke blik op het symposium en het boek.

 

 

Vanuit Zorgnet-Icuro en PM kunnen we alleen maar tevreden zijn over het symposium. We willen daarom graag nog eens alle aanwezigen, sprekers, organisatoren en partners bedanken. Nu is het aan de zorginstellingen om aan de slag te gaan.

Succes en relax, want het is toch maar chaos!

Het boek ‘crisisbeheer in zorgorganisaties’ is te koop via: 

 

I'm a crisis adviser and strategist at PM Risk-Crisis-Change. I'm also founder, managing partner and certified marketeer of my own agency “De Witte Raaf”. I'm addicted to American football and riding roller coasters.